Виртуальный секретарь

Одним из способов повысить эффективность работы фирмы, является использование «виртуального секретаря». Данная услуга предоставляется колл-центрами и заключается в обработке всех входящих звонков.

Любой звонок в компанию проходит через операторов колл-центра. Они принимают все входящие звонки, отвечают на вопросы, которые находятся в их компетенции. Если необходим определенный сотрудник, то оператор переключает на него. Сотрудники колл-центра записывают информацию для того специалиста, которого нет на рабочем месте, и проводят обработку всей входящей корреспонденции по электронной почте.

Кто может быть заинтересован в услугах виртуального секретаря?

Данная услуга будет интересна молодым компаниям, которые не имеют возможности содержать в штате секретаря, а также быстро развивающимся фирмам, сотрудники которой не имеют возможности обрабатывать всю входящую информацию. Поэтому воспользовавшись услугой «виртуальный секретарь», такие компании смогут полноценно обрабатывать все звонки и не терять возможных клиентов.

В чем преимущества «Виртуального секретаря»?

• Возможность обработки большого количества входящих звонков, так как отвечает несколько человек, а не один.
• Сотрудники колл-центра имеют специальную подготовку, что позволяет им правильно вести диалог с клиентами, быть всегда вежливыми, проявлять компетентность.
• Компания избавлена от таких понятий как болезнь сотрудника, отпуск, увольнение.
• Под каждую компанию и её запросы, разрабатывается специальный сценарий разговора. Именно по нему сотрудник колл-центра ведет переговоры с клиентами. При необходимости, данный сценарий изменяется или дополняется.

Как работает система?

Входящий звонок поступает к одному из свободных операторов. Он уточняет, кому звонят, и переключает на данного сотрудника. Если человек отсутствует, то звонок переадресовывается на того, кто его замещает, или принимается сообщение.

В услугу «Виртуальный секретарь» может входить обработка электронных писем. Некоторые компании ведут активную переписку, и обработка почты может отнимать большое количество человеческих ресурсов. Виртуальный секретарь позволяет оптимизировать данную работу. Сотрудник колл-центра, обрабатывает стандартные входящие письма, в которых просят прислать цены, фото продукции, её описание. К сотрудникам фирмы, попадают лишь важные, нестандартные письма. Такой режим работы позволяет сэкономить большое количество времени, и значительно повысить эффективность работы.